" data-navigation-offset="75px" >

العمل في فريق افتراضي | استخدام التكنولوجيا للتواصل والتعاون

ماريسا محترفة ماهرة تعمل كجزء من فريق افتراضي. جميع زملائها في الفريق يتمتعون بكفاءة عالية، وهي تتمتع بكونها جزء من مجموعة متنوعة وذكية. ومع ذلك، تجد أن الجانب الافتراضي لعملها يشكل تحديًا.

إنها تتعاون عن كثب مع عدد قليل من الزملاء ولكنها تجد صعوبة في بناء علاقات مع زملائها الآخرين. يوجد العديد من زملائها في العمل في بلدان مختلفة، وهم يعتمدون بشكل كبير على البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومكالمات الفيديو للتواصل.

غالبًا ما وجدت نفسها تتسرع في الاستنتاجات أو تسيء تفسير رسائل البريد الإلكتروني، وفي بعض الأحيان يكون تقسيم العمل وتوقعات المشروع غير واضحة. ونتيجة لذلك، يمكن أن تكون تفاعلات الفريق متوترة وغير مؤكدة، وقد نشأت صراعات.

إذا كنتم جزءًا من فريق افتراضي، فقد يبدو وضع ماريسا مألوفًا. الفرق الافتراضية شائعة. ولكن، رغم أنها توفر المرونة وزيادة الرضا الوظيفي وزيادة الإنتاجية، فإن الفرق الافتراضية تأتي أيضًا بعدد من التحديات التي يمكن أن تخرب الأهداف والعلاقات وفعالية الفريق.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة على كيفية العمل بنجاح في فريق افتراضي.

 الفرق الافتراضية والعمل عن بعد

وفقًا للمؤلفين Linack و Stamps، فإن الفريق الافتراضي هو مجموعة من الأشخاص يعملون عبر الزمان والمكان والحدود التنظيمية باستخدام التكنولوجيا للتواصل والتعاون. على هذا النحو، تسمح الفرق الافتراضية للمؤسسات بجمع الأشخاص ذوي الخبرة الأفضل، بغض النظر عن مكان إقامتهم.

يستمر عدد الأشخاص المشاركين في العمل الافتراضي في الارتفاع كل عام:

  • في استطلاعهم لعام 2018، وجدت Flexjobs أنه كانت هناك زيادة بنسبة 22 بالمائة في العمل عن بعد من 2017 إلى 2018.
  • وجد تقرير العاملين عن بُعد في Owl Labs لعام 2019 أن 54 بالمائة من العمال الأمريكيين يعملون عن بُعد مرة واحدة على الأقل شهريًا، و48 بالمائة يعملون عن بُعد مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، و30 بالمائة يعملون عن بُعد بدوام كامل.
  • تدعي Global Workplace Analytics أن العمل عن بعد نما بنسبة 173 بالمائة بين عامي 2005 و2018.

يمكن أن تتكون الفرق الافتراضية من المحترفين الذين يعملون من المنزل بدوام كامل أو بدوام جزئي، او الآخرين الذين يشاركون في العمل المتنقل (القدوم إلى مكتب ثابت ولكن يعملون خارج هذه المساحة لجزء من الأسبوع)، أو الأشخاص الذين يعملون في مكان بعيد.

كان لوباء Covid-19 تأثير كبير على العمل عن بعد. أصبحت مؤسسات بأكملها في جميع أنحاء العالم مطالبة الآن فجأة للعمل عن بعد من المنزل لفترة غير محددة من الوقت. هذا الحدث العالمي غير المسبوق جعل من المهم أكثر من أي وقت مضى مواجهة التحديات التي تأتي مع كونك جزءًا من فريق افتراضي.

التحديات التي تواجه الفرق الافتراضية

يمثل العمل في فريق افتراضي العديد من التحديات. عندما لا تتمكنون من رؤية زملائكم وجهاً لوجه، وليس لديكم التفاعلات الاجتماعية التي تبني علاقات وصلات، قد يكون من الصعب بناء الثقة.

إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، فقد يؤدي انعدام الثقة هذا إلى تخريب كل شيء يحاول الفريق تحقيقه.

والتحدي الرئيسي الآخر هو التواصل، خاصة عندما يضم فريق بعيد أعضاء من دول وثقافات مختلفة. قد يكون من الصعب أيضًا التقاط الإشارات المرئية (مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه) التي تشكل حيوية التواصل، حتى عند استخدامكم للفيديو.

أخيرًا، قد يكون من الصعب التعبير عن آرائكم في فريق افتراضي، وقد يكون من الصعب حل نزاع ضمن فريق.

العمل بفاعلية في فريق افتراضي

لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات والاستراتيجيات التي يمكنكم استخدامها للعمل بنجاح في فريق افتراضي ومعالجة هذه التحديات بشكل مباشر.

التواصل في فريق افتراضي

التواصل الفعال مهم داخل فريق افتراضي. التواصل المنفتح والصريح لا يساعدكم فقط على تجنب سوء الفهم، ولكنه سيزيد أيضًا من فعاليتكم.

لمعرفة مدى التواصل الجيد، وللحصول على نصائح حول كيفية تحسين نقاط الضعف، قوموا بإجراء الاختبار التفاعلي الخاص بنا، ما مدى جودة مهارات التواصل لديكم؟ بعد ذلك، استخدموا 7  Cs للتواصل كقائمة تحقق للتأكد من أن مكالمات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والرسائل الفورية واضحة ومهذبة وفي الوقت المناسب قدر الإمكان.

حاولوا الاستماع بإمعان عندما يتحدث شخص آخر، ولا تحاولوا أبدًا القيام بمهام متعددة. امنحوا الشخص الآخر انتباهكم الكامل – هذه علامة على الاحترام، وسوف تفهمونه بشكل أفضل أيضًا.

إذا كنتم تعملون في فريق عالمي، فتعلموا مهارات تواصل جيدة بين الثقافات. تساعدكم هذه المقالة حول تجنب التعارض بين الثقافات على تجنب الأخطاء غير المقصودة أو المحرجة مع أعضاء الفريق من بلدان مختلفة.

أدوات مثل Skype وMicrosoft Teams وSlack وZoom وغيرها من منصات الاجتماعات الافتراضية تقدم تحديات اتصال مختلفة. ضعوا في اعتباركم أن اتصال الإنترنت لأعضاء فرقكم قد لا يكون سريعًا مثل اتصالكم، لذا تحدثوا ببطء ووضوح.

قبل بدء الاجتماع، تأكدوا من أن الجميع يمكنهم الاستماع والرؤية بشكل جيد. شجعوا الجميع على التحدث في وقت ما وطلب توضيح إذا فاتهم شيء ما. حيث أنه بدون الإشارات المرئية، من المرجح أن يتحدث الناس مع بعضهم البعض- كونوا صبورين وحاولوا أن تدركوا أنه لا يوجد أحد مخطئ عند حدوث ذلك.

 نصيحة:

راجعوا مقال كيفية إدارة الاجتماعات الافتراضية الفعالة للحصول على مزيد من المعلومات حول إجراء مؤتمرات الفيديو بشكل صحيح.

طرح القضايا في الفرق الافتراضية

في بعض الأحيان، قد تحتاجون إلى طرح قضايا أو مواضيع حساسة مع مدرائكم أو زملائكم أو موظفينكم. عند حدوث ذلك، فكروا في كيفية التواصل.

أفضل طريقة لتقديم التعليقات وتقديم الأخبار السيئة تكون بشكل شخصي. ومع ذلك، عندما لا يكون ذلك ممكنًا، حاولوا إعداد محادثة فيديو أو مكالمة هاتفية، بدلاً من إرسال بريد إلكتروني أو رسالة فورية. عندما يتمكن أعضاء فرقكم من سماع نبرات أصواتكم أو رؤية تعابير أوجهكم، سيقل احتمال أن يسيئوا تفسير ما تقولونه.

أنتم مدينون لأنفسكم وفرقكم بأن تكونوا صادقين بشأن أي مشاكل قد تطرأ. غالبًا ما يكون من الأفضل التعبير عن المخاوف عند حدوثها. كونوا حازمين، وتعلموا كيفية إدارة مشاعركم حتى تظلوا هادئين وبتركيز عالي.

أخيرًا، تعلموا مهارات حل نزاعات جيدة، بحيث يمكنكم إدارة الصراع داخل فرقكم بموضوعية وعدالة.

أدوات مفيدة للفرق الافتراضية

تعد أدوات الشبكات الاجتماعية والدردشة مثل Twitter وLinkedIn و Slack و Skype طرقًا رائعة للتواصل مع أعضاء الفريق عن بُعد.

يمكن أن تساعد مشاركة الملفات التعاونية السحابية، على منصات مثل Microsoft Office 365 أو Google Drive، الفرق على مشاركة المستندات والعمل معًا في المشاريع.

إذا كنتم تشاركون تفاصيل وسائل التواصل الاجتماعية الشخصية، فتأكدوا من مشاركة المعلومات بطريقة من غير المحتمل أن تضر بوظيفتكم أو سمعتكم. (راجعوا مقال الحفاظ على سمعة إيجابية عبر الإنترنت لمزيد من المعلومات حول هذا.)

نصيحة

عندما تتواصلون بواسطة المراسلة الفورية أو البريد الإلكتروني، كونوا على دراية بأن الرسائل يمكن أن يساء فهمها بسهولة، خاصة إذا كانت تحتوي على محتوى عاطفي. من المهم الاتفاق على القواعد الأساسية معًا، مثل استخدام الرموز التعبيرية أم لا.

بناء العلاقات في فرق افتراضية

عندما تعملون في فريق افتراضي، من المهم بذل جهد إضافي في العلاقات. يعد بناء الثقة والحفاظ عليها جزءًا مهمًا من إقامة علاقات مع زملائكم في الفريق.

تتطور الثقة بشكل مختلف في الفرق الافتراضية. في بيئة مكتبية، يبني الزملاء العلاقات والثقة من خلال التفاعل الاجتماعي والعمل التعاوني. يسمي الباحثون هذه الثقة الخيرية أو الشخصية.

ومع ذلك، في فريق افتراضي، يبني الزملاء الثقة من خلال الموثوقية والاتساق والاستجابة – وهذا ما يسمى الثقة القائمة على القدرة أو الثقة القائمة على المهمة.

لبناء الثقة، ابدؤوا بالحفاظ على كلامكم. إذا وافقتم على موعد نهائي، أو وعدتم بالاتصال بزميل في الفريق، فعليكم متابعة هذا الأمر.

عندما تثبتون نزاهتكم وأخلاقيات العمل، سيتعلم أعضاء فرقكم أنه يمكنهم الاعتماد عليكم. (انظروا مقال خمس طرق لبناء علاقة عبر الإنترنت للحصول على نصائح حول كيفية إقامة علاقات قوية عن بعد.)

أخيرًا، كونوا مراعين لزملائكم في مناطق زمنية مختلفة. إذا تمت جدولة اجتماع مبكرًا أو متأخرًا في منطقتهم، ضعوا في اعتباراتكم أنهم قد يكونون أقل صخبا أو تفاعلًا من أعضاء الفريق الآخرين. حاولوا تحديد موعد اجتماع يناسب الجميع أو على الأقل يسبب أقل قدر من الاضطراب.

التعامل مع العزلة في الفرق البعيدة

عندما تكونون جزءًا من فريق افتراضي، من الطبيعي أن تختبروا مشاعر العزلة. قد تشعرون أيضًا كما لو أن مؤسستكم قد “نسيتكم” إذا كنتم تعملون غالبًا عن بعد. إذا كنتم تعانون من هذه المشاعر، فاتخذوا خطوات لمكافحتها.

إذا كانت مؤسستكم لديها مدونة أو منتدى تم إعداده للاتصال بالعاملين الافتراضيين ودعمهم، اقضوا الوقت في استخدام هذه المنصات.

إذا لم يكن الأمر كذلك فبإذن مدرائكم، يمكنكم إعداد مجموعة WhatsApp للفريق، أو تنظيم “ساعة سعيدة افتراضية” حيث يمكن للفريق الاختلاط خارج العمل على منصة التداول بالفيديو. توفر تطبيقات مثل Kahoot اختبارات وألعاب أخرى يمكنك لعبها مع فريقك.

ابذلوا جهدًا للانخراط والاختلاط بالآخرين خارج العمل، إذا استطعتم. قابلوا صديقًا لتناول الغداء، أو انضموا إلى مجموعة تركز على هواية تهتمون بها.

قد تشعرون أيضًا بالانفصال عن مؤسستكم عندما تعملون عن بُعد. هذا صحيح بشكل خاص إذا تم استبعادكم من عملية صنع القرار. أو ربما تشعرون أن مكانتكم أو سمعتكم في المؤسسة قد تضاءلت لأنكم لستم هناك كل يوم.

تجنبوا هذه العقبات من خلال البقاء مرئيين، واستخدام نموذج PVI للكشف عن الطرق التي يمكنك من خلالها التميز عن الآخرين. تواصلوا مع رؤسائكم بانتظام مع تحديثات المشروع، واقترحوا التحسينات أو المشاريع المستقبلية التي قد تكون ذات قيمة للمؤسسة.

أخيرًا، اسألوا رؤسائكم عما إذا كان بإمكانكم مقابلة فرقكم شخصيًا، مرة واحدة على الأقل في السنة. قد يكون ذلك مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً، لكن قضاء بعض الوقت معًا سيساعدكم على بناء الثقة وتقوية علاقاتكم.

يمكن أن يؤدي تجميع الفريق بأكمله أيضًا إلى خلق فرص أو تطورات مفاجئة غير متوقعة، خاصة إذا كان الجميع يلتقي من أجل بعض التفكير الإبداعي أو جلسات بناء الفريق.

النقاط الرئيسية

الفرق الافتراضية شائعة بشكل متزايد. على الرغم من أن هذا النوع من العمل يمكن أن يكون منتجًا وفعالًا، إلا أنه قد يمثل أيضًا تحديات.

إن حواجز التواصل، ومشاعر العزلة، ونقص العلاقة كلها أمور شائعة في الفرق الافتراضية.

يمكنكم العمل بنجاح ضمن فريق افتراضي عن طريق التواصل بوضوح وصدق مع زملائكم. احفظوا وعودكم واستجيبوا لطلباتهم أو احتياجاتهم على الفور.

تواصلوا مع الزملاء من خلال وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات العمل عن بعد الأخرى. إذا كنتم تشعرون بالعزلة، فحاولوا تخصيص الوقت للتواصل مع فرقكم على منصات التداول بالفيديو، أو مقابلة الأصدقاء إن أمكن.

المصدر

ترجمة: الياس حنا

تدقيق: م. هبة الله الدالي

تصميم الصورة: علي بالوش

Leave a Reply